热带生物技术研究所采购与付款管理办法

（试行）

第一章  总  则

第一条  为了加强对中国热带农业科学院热带生物技术研究所（以下简称“生物所”）采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范一基本规范（试行）》等法律法规，制定本办法。

第二条  本办法指的采购与付款业务适用于生物所办公室及课题组（以下简称“各部门”）所发生的采购与付款业务。已纳入政府采购范围的采购与付款业务，还应当执行政府采购方面的有关规定。

第三条  各部门应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务。

第四条  各部门应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第五条  对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，报所务会进行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

第六条  严禁未经授权的人员办理采购与付款业务。

第二章 请购与审批

第七条  各部门应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应根据审批权限，报相应管理部门审批同意后再行办理请购手续。

    第八条  对于预算范围内的请购审批，非固定资产的采购填写《非固定资产购买申请单》（附件1），固定资产的采购填写《中国热带农业科学院热带生物技术研究所固定资产采购审批表》（附件2），经相应程序审批后进行采购。

    第九条 《非固定资产购买申请单》（附件1）的审批按照归属管理的原则进行审批，各部门采购前的非固定资产请购由部门负责人作最后的审批；各部门采购前的固定资产的请购，按照《中国热带农业科学院热带生物技术研究所固定资产采购审批表》（附件2）表格所列的审批要求进行审批。

 第十条  已纳入政府采购范围的采购与付款业务按政府采购的相关规定执行。

 第十一条  根据采购业务，需订立采购合同的，需订立采购合同并经相关部门审批，填报《热带生物技术研究所合同审批表》（详见附件3）。

第三章 采购与验收

第十二条  各部门应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。单次同类一万元以上的物品或五千元以上的劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

第十三条  各部门应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取三家以上供应商质比价的程序确定供应商，已纳入政府采购范围的采购与付款业务按政府采购的相关规定执行，单笔消费在3000元以下小额零星采购可以不进行三家以上供应商质与价的程序。

第十四条 各部门根据规定的验收制度和经批准的请购申请单、合同等采购文件，根据验收规定对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，非固定资产填报《非固定资产验收单》（附件4），固定资产填报《固定资产验收报告表》（附件5）。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员应当立即向分管领导报告，有关部门应查明原因，及时处理。

第十五条  各部门采购物品的验收应由三人及以上人员组成，采购物品的验收人员应是在编在岗的正式人员或长期聘用人员。

第四章  付款控制

第十六条  财务办应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范一货币资金（试行）》等规定办理采购付款业务。

第十七条  财务办在办理付款业务时，对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第十八条  单次同类三千元以上的物品采用转账的方式进行支付，专家咨询费、劳务费原则上都应采用转账的方式进行支付。

第十九条  财务办每年年末对债权债务进行清理，已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第五章  附则

第二十条  本规定由财务办负责解释。

第二十一条  各部门对于保存期限一年以上的肥料、农药、苗木、大田生产性物资、药品、试剂、办公用品、消耗材料应定制采购计划，原则上一个月采购一次，其他保存特殊的药品、试剂，可以根据保存条件，灵活选择采购频率。

第二十二条  各部门应于每月5号前（遇节假日或周末顺延）办理当月的采购请购事宜。

第二十三条  报销时需附请购申请单、验收报告等相关资料。

第二十四条  本规定自2013年3月1日起施行。